Chi phí thuê văn phòng làm việc không chỉ là số tiền trả cho chủ nhà hàng tháng mà còn bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đàm phán và thuê. Để đảm bảo tính chính xác khi hạch toán chi phí, bạn cần nắm rõ những loại chi phí này. Dưới đây là 4 loại chi phí thường xuất hiện trong hợp đồng văn phòng cho thuê, bạn nên đọc kỹ các điều khoản để tránh xảy ra tranh chấp sau này.
1. Chi phí cố định
Khi thuê văn phòng, các doanh nghiệp thường phải trả các chi phí liên quan, bao gồm chi phí cố định và chi phí biến động, còn được gọi là chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng. Chi phí thuê văn phòng cố định là chi phí không thay đổi trong suốt thời gian thuê theo hợp đồng, bao gồm:
- Tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ: các dịch vụ như an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước và hệ thống chiếu sáng và điều hòa trong khu vực sảnh công cộng, phí vận hành và bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan và các khoản phí dịch vụ khác.
- Ngoài ra, còn có thuế giá trị gia tăng (VAT).
2. Chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng khi thuê văn phòng
Chi phí sẽ phát sinh hàng tháng theo thực tế sử dụng bao gồm chi phí điện nước và chi phí đỗ xe cho nhân viên. Các doanh nghiệp cần lưu ý các chi phí này khi thuê văn phòng mới.
Các tòa nhà cho thuê văn phòng hạng C thường tính phí sử dụng điện riêng cho điều hòa và tiêu thụ trong văn phòng, trong khi đó văn phòng hạng A và một số văn phòng hạng B sẽ gộp tiền điện điều hòa vào chi phí dịch vụ.
- Phí điều hòa thường dao động từ 20.000đ – 30.000đ/m2/tháng. Tiền nước hàng tháng cũng không phải tất cả các văn phòng cho thuê đều tính riêng phí sử dụng nước.
- Chi phí đỗ xe máy và ô tô của nhân viên sẽ được tính dựa trên số lượng xe và loại văn phòng cho thuê. Tùy vào khu vực và hạng của văn phòng cho thuê, phí đỗ xe máy có thể dao động từ 80.000 – 300.000đ/xe máy/tháng và từ 500.000 – 2.000.000đ/ô tô/tháng.
3. Chi phí thanh toán một lần trong suốt thời gian thuê
Các chi phí này chỉ cần thanh toán một lần duy nhất trong quá trình thuê văn phòng từ chủ đầu tư, bất kể đó là văn phòng hạng A, B, C hoặc văn phòng cao cấp, văn phòng giá rẻ, ngoại trừ văn phòng ảo.
Có hai loại chi phí này, bao gồm:
- Chi phí hoàn trả mặt bằng khi hết thời gian thuê và không tiếp tục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.
- Chi phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất trước khi chuyển đến. Đây là chi phí dịch vụ khi doanh nghiệp của bạn thuê người để thi công nội thất văn phòng. Mặc dù tiền thuê được miễn phí, nhưng các chủ đầu tư sẽ tính phí dịch vụ như tiền điện, nước,… Chi phí này dao động từ 1 đến 5 USD/m2/tháng tùy vào loại văn phòng cho thuê là hạng A hay B, C.
4. Chi phí phát sinh bất thường khác
Những chi phí bất thường trong việc thuê văn phòng bao gồm phí làm việc ngoài giờ, bao gồm các khoản chi phí như tiền điều hòa, điện chiếu sáng, tiền lương nhân viên vận hành, bảo vệ và thang máy. Các tòa văn phòng thường tính phí làm việc ngoài giờ theo giờ hoặc theo diện tích thuê. Tuy nhiên, mức phí này thường cao hơn so với giờ làm việc hành chính, vì vậy nhiều công ty tránh khuyến khích nhân viên làm việc ngoài giờ để giảm chi phí. Nếu công ty của bạn có nhu cầu làm việc ngoài giờ thường xuyên, bạn nên tìm kiếm các tòa văn phòng cho thuê với mức chi phí hợp lý và thương lượng với chủ đầu tư ngay từ khi ký hợp đồng.
5. Một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng
Nếu bạn muốn thuê văn phòng hạng A, B hoặc C hoặc thuê nhà làm văn phòng, bạn cần tìm hiểu các thủ tục pháp lý liên quan và hiểu rõ các khoản chi phí phải trả, chi phí phát sinh và điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Điều quan trọng là bạn cần lưu ý các vấn đề sau khi thuê văn phòng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hoặc các tỉnh thành khác.
- Điều chỉnh giá thuê hợp đồng: Các công ty thường ký hợp đồng thuê văn phòng theo năm và trong 3 năm đầu tiên, tiền thuê văn phòng thường không thay đổi hoặc có biến động nhỏ. Tuy nhiên, với các công ty thuê văn phòng dài hạn, phí thuê có thể được điều chỉnh sau mỗi 2 năm tùy theo tình hình thị trường (thường là tăng).
- Xác định diện tích thuê văn phòng phải trả tiền: Diện tích thuê văn phòng được xác định rõ ràng và phải trả tiền chính là diện tích thực tế doanh nghiệp sử dụng.
- Phương thức thanh toán: Các điều khoản trong hợp đồng cần được thống nhất rõ ràng với chủ đầu tư và cần xác định chi phí bảo trì để tránh các chi phí phát sinh không đáng có.
- Chi phí bảo trì cho các hệ thống và thiết bị: bao gồm thang máy, hệ thống điều hòa, điện, nước và vệ sinh. Nếu bạn thuê văn phòng hạng A, chi phí bảo trì sẽ cao hơn so với văn phòng hạng B hoặc C. Ngoài ra, còn có chi phí phát sinh khác như thiết kế, sửa chữa, nâng cấp và lắp đặt thiết bị và nội thất.
- Chi phí điện và nước: Chi phí này được tính hàng tháng và thường bao gồm giá tiền của nhà nước cộng với phí dịch vụ.
- Một số chi phí khác: Nếu bạn thuê văn phòng chung, bạn sẽ phải trả thêm chi phí dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, quản lý tòa nhà và sử dụng các khu vực chung như phòng họp, phòng chờ và phòng sinh hoạt chung.
Như vậy, để tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp, bạn cần hiểu rõ các chi phí phát sinh trong quá trình thuê. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất và tránh những rủi ro không mong muốn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm văn phòng hoặc cần tư vấn về chi phí thuê, hãy liên hệ với TH Office để được hỗ trợ miễn phí.
- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư TH Land Việt Nam
- Địa chỉ: TH OFFICE TOWER 08 – Số 27-29 Ngõ 90 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
- Hotline: 0911 542 866 (Zalo)
- Website:https://vanphongre.com.vn/
- Fanpage:https://www.facebook.com/th.office.ht.van.phong.cho.thue.so.1.ha.noi/
1. Chi phí cố định
Khi thuê văn phòng, các doanh nghiệp thường phải trả các chi phí liên quan, bao gồm chi phí cố định và chi phí biến động, còn được gọi là chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng. Chi phí thuê văn phòng cố định là chi phí không thay đổi trong suốt thời gian thuê theo hợp đồng, bao gồm:
- Tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ: các dịch vụ như an ninh, lễ tân, vệ sinh, nước và hệ thống chiếu sáng và điều hòa trong khu vực sảnh công cộng, phí vận hành và bảo trì thang máy, chăm sóc cảnh quan và các khoản phí dịch vụ khác.
- Ngoài ra, còn có thuế giá trị gia tăng (VAT).
2. Chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng khi thuê văn phòng
Chi phí sẽ phát sinh hàng tháng theo thực tế sử dụng bao gồm chi phí điện nước và chi phí đỗ xe cho nhân viên. Các doanh nghiệp cần lưu ý các chi phí này khi thuê văn phòng mới.
Các tòa nhà cho thuê văn phòng hạng C thường tính phí sử dụng điện riêng cho điều hòa và tiêu thụ trong văn phòng, trong khi đó văn phòng hạng A và một số văn phòng hạng B sẽ gộp tiền điện điều hòa vào chi phí dịch vụ.
- Phí điều hòa thường dao động từ 20.000đ – 30.000đ/m2/tháng. Tiền nước hàng tháng cũng không phải tất cả các văn phòng cho thuê đều tính riêng phí sử dụng nước.
- Chi phí đỗ xe máy và ô tô của nhân viên sẽ được tính dựa trên số lượng xe và loại văn phòng cho thuê. Tùy vào khu vực và hạng của văn phòng cho thuê, phí đỗ xe máy có thể dao động từ 80.000 – 300.000đ/xe máy/tháng và từ 500.000 – 2.000.000đ/ô tô/tháng.
3. Chi phí thanh toán một lần trong suốt thời gian thuê
Các chi phí này chỉ cần thanh toán một lần duy nhất trong quá trình thuê văn phòng từ chủ đầu tư, bất kể đó là văn phòng hạng A, B, C hoặc văn phòng cao cấp, văn phòng giá rẻ, ngoại trừ văn phòng ảo.
Có hai loại chi phí này, bao gồm:
- Chi phí hoàn trả mặt bằng khi hết thời gian thuê và không tiếp tục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.
- Chi phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất trước khi chuyển đến. Đây là chi phí dịch vụ khi doanh nghiệp của bạn thuê người để thi công nội thất văn phòng. Mặc dù tiền thuê được miễn phí, nhưng các chủ đầu tư sẽ tính phí dịch vụ như tiền điện, nước,… Chi phí này dao động từ 1 đến 5 USD/m2/tháng tùy vào loại văn phòng cho thuê là hạng A hay B, C.
4. Chi phí phát sinh bất thường khác
Những chi phí bất thường trong việc thuê văn phòng bao gồm phí làm việc ngoài giờ, bao gồm các khoản chi phí như tiền điều hòa, điện chiếu sáng, tiền lương nhân viên vận hành, bảo vệ và thang máy. Các tòa văn phòng thường tính phí làm việc ngoài giờ theo giờ hoặc theo diện tích thuê. Tuy nhiên, mức phí này thường cao hơn so với giờ làm việc hành chính, vì vậy nhiều công ty tránh khuyến khích nhân viên làm việc ngoài giờ để giảm chi phí. Nếu công ty của bạn có nhu cầu làm việc ngoài giờ thường xuyên, bạn nên tìm kiếm các tòa văn phòng cho thuê với mức chi phí hợp lý và thương lượng với chủ đầu tư ngay từ khi ký hợp đồng.
5. Một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng
Nếu bạn muốn thuê văn phòng hạng A, B hoặc C hoặc thuê nhà làm văn phòng, bạn cần tìm hiểu các thủ tục pháp lý liên quan và hiểu rõ các khoản chi phí phải trả, chi phí phát sinh và điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Điều quan trọng là bạn cần lưu ý các vấn đề sau khi thuê văn phòng tại Hà Nội, Hồ Chí Minh hoặc các tỉnh thành khác.
- Điều chỉnh giá thuê hợp đồng: Các công ty thường ký hợp đồng thuê văn phòng theo năm và trong 3 năm đầu tiên, tiền thuê văn phòng thường không thay đổi hoặc có biến động nhỏ. Tuy nhiên, với các công ty thuê văn phòng dài hạn, phí thuê có thể được điều chỉnh sau mỗi 2 năm tùy theo tình hình thị trường (thường là tăng).
- Xác định diện tích thuê văn phòng phải trả tiền: Diện tích thuê văn phòng được xác định rõ ràng và phải trả tiền chính là diện tích thực tế doanh nghiệp sử dụng.
- Phương thức thanh toán: Các điều khoản trong hợp đồng cần được thống nhất rõ ràng với chủ đầu tư và cần xác định chi phí bảo trì để tránh các chi phí phát sinh không đáng có.
- Chi phí bảo trì cho các hệ thống và thiết bị: bao gồm thang máy, hệ thống điều hòa, điện, nước và vệ sinh. Nếu bạn thuê văn phòng hạng A, chi phí bảo trì sẽ cao hơn so với văn phòng hạng B hoặc C. Ngoài ra, còn có chi phí phát sinh khác như thiết kế, sửa chữa, nâng cấp và lắp đặt thiết bị và nội thất.
- Chi phí điện và nước: Chi phí này được tính hàng tháng và thường bao gồm giá tiền của nhà nước cộng với phí dịch vụ.
- Một số chi phí khác: Nếu bạn thuê văn phòng chung, bạn sẽ phải trả thêm chi phí dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, quản lý tòa nhà và sử dụng các khu vực chung như phòng họp, phòng chờ và phòng sinh hoạt chung.
Như vậy, để tìm kiếm một văn phòng cho thuê phù hợp, bạn cần hiểu rõ các chi phí phát sinh trong quá trình thuê. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất và tránh những rủi ro không mong muốn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm văn phòng hoặc cần tư vấn về chi phí thuê, hãy liên hệ với TH Office để được hỗ trợ miễn phí.
- Công Ty Cổ Phần Đầu Tư TH Land Việt Nam
- Địa chỉ: TH OFFICE TOWER 08 – Số 27-29 Ngõ 90 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
- Hotline: 0911 542 866 (Zalo)
- Website:https://vanphongre.com.vn/
- Fanpage:https://www.facebook.com/th.office.ht.van.phong.cho.thue.so.1.ha.noi/